Förlänandet av utmärkelsetecken till utlänningar är inte bundet till någon viss dag. De som lägger fram förslag kan också föreslå att utmärkelsetecken skall tilldelas utlänningar som erkänsla för verksamhet till fromma för Finland. Utbyte av utmärkelsetecken förekommer ofta i samband med statsöverhuvudens officiella statsbesök.

Initiativet kan komma från antingen Finlands ambassad eller någon inhemsk myndighet, sammanslutning eller privat instans. Förslag om utmärkelsetecken till en utlänning framställs i ett fritt formulerat brev som sänds till behörigt ministerium. Den egentliga framställan görs av ministern. Ordenskapitlet begär alltid utlåtande av utrikesministeriet och detta i sin tur av vår ambassad i landet i fråga.

När initiativen prövas är det skäl att beakta att förtjänsterna till fromma för Finland skall vara personliga och av betydelse för hela landet och att verksamheten i allmänhet skall ha varit långvarig. Födelsedag eller en sammanslutnings märkesdag kan inte vara orsak.