Förlänandet av utmärkelsetecken till utlänningar är inte bundet till någon viss dag. Ordensförslaget görs som erkänsla för en utlännings verksamhet Finland till fromma. Utbyte av utmärkelsetecken förekommer ofta i samband med statsöverhuvudens officiella statsbesök.
Förslaget kan komma från antingen Finlands ambassad eller någon inhemsk myndighet, sammanslutning eller en privatperson.
Förslag om utmärkelsetecken till en utlänning framställs i ett fritt formulerat brev, inte med ordensförslagsblanketten. Brevet skall innehålla tillräckliga uppgifter för identifieringen av den föreslagne (helst en CV), samt en beskrivning av hurudan verksamheten Finland till fromma varit. Förslaget sänds till behörigt ministerium.
Den egentliga framställningen görs av ministern. Ordenskapitlet begär alltid utlåtande av utrikesministeriet, och utrikesministeriet begär i sin tur utlåtande av Finlands utrikesrepresentation i landet i fråga. Personliga förtjänster Finland till fromma är grunden för förläningen av ett utmärkelsetecken. Den förtjänstfulla verksamheten bör i allmänhet ha varit långvarig. Den föreslagnes födelsedag eller en märkesdag för ett samfund är inte grunder för belönandet.
