Kunniamerkkien antaminen ulkomaalaisille ei ole sidottu määrättyyn ajankohtaan. Ehdotus ulkomaalaisille annettavasta kunniamerkistä tehdään tunnustukseksi toiminnasta Suomen hyväksi. Valtiovierailuihin liittyy usein vastavuoroinen kunniamerkkivaihto.
Ehdotus voi tulla joko Suomen suurlähetystöltä tai kotimaiselta viranomaiselta, yhteisöltä tai yksityishenkilöltä.
Ehdotus ulkomaalaisen palkitsemiseksi tehdään vapaamuotoisella kirjeellä, ei kunniamerkkiehdotuslomakkeella. Ehdotukseen on merkittävä palkittavan henkilön yksilöimiseen riittävät tiedot (mieluiten CV) sekä kuvattava, mitä hän on tehnyt Suomen hyväksi. Ehdotus lähetetään asianomaiselle ministeriölle.
Varsinaisen esityksen tekee ministeri. Ritarikuntien hallitus pyytää aina ulkoministeriön ja tämä taas ao. maassa olevan Suomen ulkomaanedustuston lausunnon.
Ehdotuksia harkittaessa on syytä ottaa huomioon, että ansioiden Suomen hyväksi tulee olla henkilökohtaisia ja että toiminnan tulee yleensä olla pitkäaikaista. Syntymäpäivä tai yhteisön merkkipäivä eivät voi olla perusteena.
