Den primära utgångspunkten är de personliga meriterna, som skall ligga över genomsnittsnivån och som personen i fråga skall ha ådagalagt genom egen yrkesskicklighet eller i betydande samhälleliga uppgifter. En förutsättning är dessutom gott rykte.
För kommendörstecken förutsätts i regel 50 års ålder och för riddartecken samt förtjänstkors 40 års ålder. För FVR:s medalj av 1:a klassen förutsätts minst 15 års och för vanlig medalj 10 års tjänstgöringstid. I praktiken är dessa tider längre.
Ett högre utmärkelsetecken kan föreslås tidigast sju år efter det att föregående utmärkelsetecken förlänats. En person som republikens president har förlänat en titel kan i regel tilldelas ett utmärkelsetecken tidigast sju år efter att titeln förlänades. En titel kan förlänas tidigast sju år efter att ett utmärkelsetecken tilldelats.
Erhållande av ett andra utmärkelsetecken förutsätter alltid att mottagarens tjänsteställning, befattningsbeskrivning eller arbetsuppgifter blivit mera krävande och att personen i fråga utmärkt sig i de nya uppgifterna.
Förslagen sänds ofta till behöriga centralorganisationer eller motsvarande organisationer, som skickar dem vidare till behörigt ministerium. Statsbolagens förslag sänds direkt till behörigt ministerium.
Den egentliga framställningen till ordenskapitlet görs av vederbörande medlem av statsrådet, t.ex. för näringslivets del av näringsministern. Eftersom ministerierna har kvoter för sina framställningar, som inte får överskridas, måste ministerierna gallra bland initiativen.
Enligt bestämmelserna om förlänandet av FVR:s och FLO:s ordens utmärkelsetecken (7.9.1945) förlänas finska medborgare utmärkelsetecken årligen på självständighetsdagen (6.12). De som tjänstgör vid försvarsmakten, gränsbevakningen och försvarsministeriet erhåller sina utmärkelsetecken på dagen för försvarets fanfest (4.6). Utanför självständighetsdagens utdelning av utmärkelsetecken kan utmärkelsetecken beviljas när industri- och affärsföretag, organisationer eller föreningar fyller jämna år (fr.o.m. 100, 150, 200 år). När mindre märkesdagar firas, t.ex. 75- eller 50-årsdagar, kan ett större antal utmärkelsetecken än vanligt föreslås bli utdelade på självständighetsdagen. Naturligtvis bör man inte heller i dessa fall lägga fram förslag rutinmässigt, t.ex. enligt tjänstgöringsår, utan på grundval av noga genomtänkta meriter.
Framställning om utmärkelsetecken görs av vederbörande medlem av statsrådet, justitiekanslern, riksdagens talman eller försvarsmaktens kommendör. Framställningar gällande utmärkelsetecken som är avsedda att utdelas den 6 december skall riktas till ordenskapitlet och tillsammans med noggranna motiveringar sändas till ordenskansliet före den 1 oktober. Högsta domstolens och högsta förvaltningsdomstolens presidenter, ärkebiskopen, kanslern för Helsingfors universitet, hovrätternas presidenter, landshövdingarna, biskoparna och cheferna för de centrala ämbetsverken samt myndigheter i motsvarande ställning liksom olika företag, inrättningar och organisationer skall sända sina förslag om utmärkelsetecken till behörigt ministerium senast den 31 juli (Bestämmelser om förlänandet av Finlands Vita Ros´ och Finlands Lejons ordens utmärkelsetecken, § 7).
De olika ministerierna har meddelat egna anvisningar för sina förvaltningsområdena, bl. a. om formfrågor. Anvisningarna hittas under respektive ministeriers hemsidor, t.ex. stm.fi/sv/utmarkelsetecken.
När förslaget avser utmärkelsetecken som skall utdelas den 4 juni är tidsfristerna den 15 april och den 15 mars.
Det är viktigt att meriterna och personuppgifterna utreds noga. Initiativtagaren, som bäst känner sina underlydandes förtjänster, är i första hand ansvarig i frågor som gäller utmärkelsetecknet. Utmärkelsetecknets klass bestäms dock i allmänhet inte enligt meriterna utan enligt tjänste- eller samhällsställning. På grund av att de olika samhällssektorerna är så omfattande och mångformiga är det svårt att ge detaljerade anvisningar i detta avseende.Om förslaget beträffande klass inte träffar rätt, korrigeras det i ministeriet eller av ordenskapitlet.
Ordensförslaget bör skrivas ut dubbelsidigt på ett ark.
